Making your first contract stress free

Insider tips for interpreters working their first day for an international organisation

 

───  The basics

THE BASICS

Make sure you have the following: 

──       Contract

──       Photo ID

──       Details of the location to which you should report

──       Any other documents sent to you beforehand

──       (If overseas) passport, local currency, plug adapter.

Before you leave

──       Read the AIIC Agreement governing the contract and referred to therein; 

──       Check the website of the organisation concerned to understand how it is structured and the functions and powers of its component bodies, and to learn the inevitable acronyms and names associated with it;

──       Familiarise yourself with the interpreters’ section of the Institution’s website, including how to check your programme and arrangements for being on call or in a reserve team;

──       Note down important telephone numbers;

──       Prepare for your meeting by reading background information as well as the meeting documents.

Finding your way, your programme, your booth, the documents, etc.

It is a good idea to arrive a day early if:

──       You are not familiar with the town

──       You are not familiar with the meeting venues 

──       You do not know where your accommodation is or how you will travel to work

──       You still have to sort out some of the paperwork.



You can use your time to:

──       Obtain your access badge;

──       Introduce yourself (to the recruitment office, head of your booth or chief interpreter);

──       Crack the code of the programme (the acronyms denoting meeting rooms, the language combination of each meeting, and where you can find relays and retours);

──       Find the document distribution centre;

──       Go into a booth, check the consoles, see where the delegations sit, learn how to get to the other booths and to the technician’s room;

──       Locate toilets, public areas, cafeterias, rest rooms, computers, post office, newspaper kiosk, ATMs, travel agency etc.

Booking appointments beforehand

Each international organisation has its own operating and financial regulations as well as administrative and painstaking security procedures. Some organisations arrange for newcomers to be given a brief introduction to the premises and the in-house jargon; they realise your first day can be rather daunting.

You may have to visit several offices and would in many cases be well advised to book an appointment for some of the following:

──       signing or submitting your contract

──       obtaining an access badge

──       getting a password for Internet access

──       obtaining access to terminology databases

──       completing forms for travel claims and payment of your fee, contributions to your provident/sickness insurance/pension fund, so take your banking details with you.

More resources from VEGA

Photo: Green Chameleon/Unsplash

Premier contrat sans stress

Quelques astuces pour que votre première mission auprès d’une organisation internationale se passe bien

 

Les indispensables

Assurez-vous d’avoir sous la main : 

──       votre contrat ;

──       une pièce d’identité avec photo ;

──       l’adresse exacte (bâtiment, étage, bureau) à laquelle vous êtes attendu(e) ;

──       tout autre document envoyé par le service recruteur ;

──       passeport, monnaie locale et adaptateur universel (si vous venez de l’étranger).

Avant de partir, assurez-vous de :

──       prendre connaissance de l'Accord AIIC qui régit votre contrat et se trouve mentionné dans celui-ci ; 

──       parcourir le site web de l’organisation qui vous recrute : renseignez-vous sur sa structure et les différents organes qui la composent, le rôle et la compétence de chaque organe ; familiarisez-vous avec les nombreux noms, sigles et acronymes qui lui sont propres !

──       consulter toute page web ou tout lien consacrés à l’interprétation sur le site web de l’organisation, notamment pour savoir comment accéder à votre programme et que faire quand vous êtes d’astreinte ou de réserve ;

──       enregistrer tout numéro de contact utile (bureaux et collègues) ;

──       préparer votre réunion en lisant non seulement les documents disponibles mais aussi en vous informant sur le contexte.

Itinéraires, programme, cabine, documentation etc.

Si vous ne connaissez pas

──       la ville ;

──       les divers lieux de réunion possibles ;

──       la distance qui sépare votre hébergement du lieu de travail, il est judicieux d’arriver 24 heures plus tôt,

──       surtout si vous avez encore des démarches administratives à effectuer.



Profitez-en pour :

──       vous procurer un badge d’accès ;

──       vous présenter (au bureau d'engagement, au chef interprète et/ou au chef de cabine) ;

──       apprendre à déchiffrer les données fournies par le programme (sigles des salles de réunion, régime linguistique de chaque réunion, relais et retours) ;

──       vous familiariser avec le(s) lieu(x) de distribution de la documentation ;

──       entrer en cabine, voir les consoles, comprendre le plan de salle (qui est assis où ?), repérer l'accès aux autres cabines et à la régie ;

──       situer les toilettes, les foyers, les cafétérias, les salles de repos, d’ordinateurs, le bureau de poste, les marchands de journaux, les distributeurs de billets, l’agence de voyage etc.

Prenez rendez-vous à l’avance

A chaque organisation internationale ses règles de fonctionnement ainsi que ses procédures financières et administratives, auxquelles s’ajoutent des procédures de sécurité souvent tatillonnes… Certaines organisations proposent aux nouveaux une visite accompagnée des lieux et une brève présentation du « jargon de la maison » pour leur faciliter ce « parcours du combattant » initial.

Vos démarches pouvant impliquer plusieurs services administratifs, il est souvent judicieux de prendre rendez-vous pour :

──       la signature de votre contrat ;

──       l’obtention d’un badge d’accès ;

──       l’obtention d’un mot de passe pour avoir accès à Internet ;

──       l’accès aux bases terminologiques ;

──       le remplissage de formulaires pour le remboursement des frais, le paiement de votre rémunération et des cotisations pour la retraite et l’assurance maladie, avec coordonnées bancaires etc.

En savoir plus : ressources de VEGA

Photo: Green Chameleon/Unsplash

Uluslararası bir örgütteki ilk işinizin stresini hafifletmek

ULUSLARARASI BİR ÖRGÜTTE İLK KEZ ÇALIŞACAK KONFERANS ÇEVİRMENLERİ İÇİN BİR BİLENDEN TÜYOLAR

 

─── Temel bilgiler

TEMEL BİLGİLER

Mutlaka yanınızda olması gerekenler:

──       Sözleşme;

──       Fotoğraflı kimlik;

──       İş için bulunmanız gereken yerin ayrıntıları;

──       Size önceden gönderilmiş diğer bütün belgeler;

──       (Yurtdışı ise) pasaport, yerel para birimi, fiş adaptörü. 

─── Gitmeden önce

GİTMEDEN ÖNCE

──       Sözleşmenizi belirleyen ve orada da atıfta bulunulan ilgili AIIC Anlaşmasını okuyun;

──       Organizasyon yapısını, organlarının işlev ve yetkilerini anlamak, çıkması kaçınılmaz kısaltmaları ve isimleri öğrenmek için ilgili örgütün web sitesini inceleyin;

──       Örgütün web sayfasında bulunan, programınızı nasıl kontrol edeceğinizi, nöbetçiyken veya yedek bir ekipte görevliyken geçerli olacak düzenlemeleri anlatan çevirmenlere özel bölüme göz atın;

──       Önemli telefon numaralarını not edin;

──       Hem ilgili art alan bilgilerini hem de toplantı belgelerini okuyarak toplantınıza hazırlanın.

YOLUNUZU, PROGRAMINIZI, KABİNİNİZİ, BELGELERİ VB. BULMAK

Aşağıdaki durumlarda bir gün erken gitmenizde fayda var :

──       Şehre yabancıysanız ;

──       Toplantı mekanlarına aşina değilseniz ;

──       Nerede kaldığınızı veya işe nasıl gideceğinizi bilmiyorsanız ;

──       Halletmeniz gereken evrak işi kaldıysa.



Bu zaman zarfında neler yapabilirsiniz?

──       Giriş için yaka kartınızı almak ;

──       Kendinizi tanıtmak (size işi teklif eden sözlü çeviri hizmetleri ofisine, kabin veya ekip şefinize) ;

──       Programın şifresini çözmek (toplantı odalarını temsil eden kısaltmalar, her bir toplantının dil kombinasyonuyla röle ve röturları nerede göreceğiniz) ;

──       Belgelerin dağıtıldığı merkezi bulmak ;

──       Bir kabine girip, konsollara göz atmak, heyetlerin nerede oturduğuna bakmak, diğer kabinlere ve teknisyen odasına nasıl gidildiğini öğrenmek ;

──       Tuvaletleri, ortak alanları, kafeteryaları, dinlenme odalarını, bilgisayarları ve postane, gazete büfesi, ATM, seyahat acentesi vb. yerleri bulmak.

Önceden randevu almak

Her bir uluslararası örgütün kendi operasyonel ve finansal düzenlemeleri ile idari prosedürleri ve titiz bir güvenlik süreci vardır. Bazı kuruluşlar, ilk gününüzün gözünüzü korkutabileceğini bildiğinden, yeni gelenler için kısa bir tesis tanıtımı ve kurum içi terimlere dair bilgi paylaşımı organize eder.

Birden çok ofise uğramanız gerekebilir ve aşağıdakilerden bazıları için önceden rezervasyon yaptırmanız genelde tavsiye edilir:

──       sözleşmenizi imzalamak veya teslim etmek

──       giriş için yaka kartı almak

──       internet erişimi için şifre almak

──       terim bankalarına erişim yetkisi almak

──       seyahat harcamalarınızın iadesi ve ücretinizin ödemesi ile teminat/hastalık sigortası/emeklilik fonunuza katkılar için formlar doldurmak (bu yüzden hesap bilgileriniz de yanınızda bulunsun).

Daha fazlası için VEGA Kaynakları

Photo: Green Chameleon/Unsplash

Pierwszy kontrakt – jak sprawić, by stał się bezstresowy

Wskazówki dla tłumaczy ustnych pracujących pierwszy raz dla organizacji międzynarodowej

 

───  Podstawy

Podstawy

Upewnij się, czy: 

──       masz ze sobą kontrakt

──       masz dokument tożsamości ze zdjęciem,

──       wiesz, gdzie będziesz pracować i do kogo się zgłosić,

──       masz dokumenty, które przysłano ci przed spotkaniem/konferencją,

──       masz przygotowany paszport (jeśli kontrakt jest zagraniczny), lokalną walutę, odpowiednią przejściówkę do gniazdek elektrycznych.

Zanim wyruszysz z domu

──       Przeczytaj Porozumienie AIIC regulujące kontrakt (który będzie się do tego porozumienia odwoływał).

──       Zapoznaj się ze stroną internetową danej organizacji, zrozum jej strukturę, funkcje i uprawnienia jej organów, poznaj skróty (zawsze jakieś są) i nazwy z nią związane.

──       Zapoznaj się na stronie internetowej danej instytucji z sekcją poświęconą tłumaczom ustnym, dowiesz się m. in. w jaki sposób możesz sprawdzić swój program pracy, jakie ustalenia obowiązują, jeśli będziesz na dyżurze (ang. on call) lub w zespole rezerwowym.

──       Zanotuj ważne numery telefonów.

──       Przygotuj się do posiedzenia, przeczytaj informacje ogólne oraz dokumenty na to posiedzenie.

Gdzie i czego szukać, jak znaleźć program spotkania, kabinę, dokumenty itd.?

Warto przyjechać na miejsce zlecenia dzień wcześniej, jeśli:

──       nie znasz miasta,

──       nie znasz miejsca spotkania,

──       nie wiesz, gdzie masz nocleg lub jak dojechać do pracy,

──       masz jeszcze przed sobą trochę pracy nad dokumentami.



Jak wykorzystać ten czas:

──       zgłoś się po przepustkę/identyfikator,

──       przedstaw się (w biurze rekrutacji, szefowi kabiny lub kierownikowi działu tłumaczy),

──       rozpracuj program spotkania (czyli skróty oznaczające poszczególne sale konferencyjne, języki robocze, gdzie znaleźć relay i retour),

──       sprawdź, gdzie należy pobrać dokumenty,

──       wejdź do kabiny, zorientuj się, na jakiej konsoli do tłumaczenia będziesz pracować oraz gdzie siedzą delegacje, jak przejść do innych kabin oraz do pomieszczenia technika,

──       znajdź toalety, przestrzeń ogólnodostępną, bar, pomieszczenia wypoczynkowe dla tłumaczy, salę komputerową, pocztę, kiosk z prasą, bankomat, biuro podróży itd.

Wcześniejsza rezerwacja terminów

Każda organizacja międzynarodowa posiada własne przepisy operacyjno-finansowe, jak również żmudne procedury administracyjne oraz bezpieczeństwa. Niektóre organizacje zapewniają krótkie wprowadzenie na miejscu i przekazują podstawowe zwroty z wewnętrznego żargonu. Zdają sobie sprawę z tego, że pierwszy dzień pracy tłumacza potrafi przytłoczyć.

Może się okazać, że musisz odwiedzić kilka biur – warto zatem wcześniej zarezerwować terminy przynajmniej niektórych wizyt, w czasie których:

──       podpiszesz lub oddasz podpisany kontrakt,

──       otrzymasz przepustkę/identyfikator,

──       odbierzesz hasło dostępu do Internetu,

──       odbierzesz hasło dostępu do terminologicznej bazy danych,

──       wypełnisz formularze dotyczące zwrotu kosztów podróży i wypłaty twojego wynagrodzenia/honorarium, składek na fundusz emerytalny/ubezpieczenie zdrowotne/kasę emerytalną - zatem zabierz ze sobą dane dot. konta bankowego.

Jeśli zadbasz o to wszystko wcześniej, w dniu zlecenia możesz się skoncentrować na samym tłumaczeniu. Powodzenia!


Jeszcze więcej zasobów sieci VEGA

Photo: Green Chameleon/Unsplash

Come ridurre lo stress al tuo primo contratto

Primo giorno di lavoro per un'organizzazione internazionale: qualche suggerimento dai colleghi più esperti

 

Le azioni essenziali

Verifica di avere con te: 

──       il contratto

──       un documento di identità con foto

──       Istruzioni su dove presentarti

──       Qualsiasi altro documento inviatoti in precedenza

──       Passaporto (se all'estero), valuta locale, adattatore per la presa elettrica

Prima di partire

──       Leggi l'Accordo AIIC che disciplina il contratto e in esso citato;

──       Controlla il sito Web dell'organizzazione per capire come è strutturata, le funzioni e i poteri dei suoi organi e per imparare gli inevitabili acronimi e nomi propri collegati alle sue attività;

──       Leggi attentamente la parte del sito Web dedicata agli interpreti, le procedure per controllare il programma e le modalità per assicurare la reperibilità o essere assegnati a un’ équipe di riserva;

──       Annotare i numeri di telefono importanti;

──       Preparati per la riunione leggendo le informazioni generali e i documenti.

Sapersi orientare, trovare il programma, la cabina, i documenti, etc.

È una buona idea arrivare un giorno prima se non conosci:

──       la città,

──       la sede della riunione,

──       dove si trova il tuo alloggio e i mezzi di trasporto per recarti alla riunione,

──       e se devi ancora espletare alcune procedure amministrative.



Usa il tempo a disposizione per:

──       Procurarti il badge di accesso;

──       Presentarti (all'ufficio reclutamento, al capo cabina o al capo interprete);

──       Capire come funziona il programma (gli acronimi che indicano le sale riunioni, il regime linguistico di ciascuna riunione e come funzionano i relais);

──       Trovare il centro di distribuzione dei documenti;

──       Entrare in una cabina, controllare le console, verificare dove siedono le delegazioni, scoprire come arrivare alle altre cabine e alla regia;

──       Individuare servizi igienici, aree pubbliche, bar e mense, bagni, computer, ufficio postale, edicola, sportelli bancomat, agenzia di viaggi, ecc.

Prenota in anticipo gli appuntamenti

Ogni organizzazione internazionale ha le proprie regole operative e finanziarie, procedure amministrative e misure di sicurezza, spesso assai scrupolose. Alcune organizzazioni prevedono che ai nuovi arrivati venga fornita una breve presentazione della sede e del gergo degli addetti ai lavori: sanno che il primo giorno può incutere un certo timore.

Potrebbe essere necessario recarsi in diversi uffici e in molti casi è consigliabile prendere un appuntamento per una serie di impegni:

──       firmare o presentare il contratto

──       ottenere un badge di accesso

──       ottenere una password per l'accesso a Internet

──       ottenere l'accesso ai database terminologici

──       compilare moduli per il rimborso delle spese di viaggio e il pagamento dell’onorario, per il versamento di contributi all'assicurazione previdenziale / assicurazione malattia / fondo pensione: porta con te i tuoi dati bancari!

Prestare in anticipo attenzione a questi dettagli ti permetterà di concentrarti sul lavoro il giorno dell'incarico. Buona fortuna.

Altre risorse della rete VEGA

Photo: Green Chameleon/Unsplash