Making your first contract stress free

Insider tips for interpreters working their first day for an international organisation

 

───  The basics

THE BASICS

Make sure you have the following: 

──       Contract

──       Photo ID

──       Details of the location to which you should report

──       Any other documents sent to you beforehand

──       (If overseas) passport, local currency, plug adapter.

Before you leave

──       Read the AIIC Agreement governing the contract and referred to therein; 

──       Check the website of the organisation concerned to understand how it is structured and the functions and powers of its component bodies, and to learn the inevitable acronyms and names associated with it;

──       Familiarise yourself with the interpreters’ section of the Institution’s website, including how to check your programme and arrangements for being on call or in a reserve team;

──       Note down important telephone numbers;

──       Prepare for your meeting by reading background information as well as the meeting documents.

Finding your way, your programme, your booth, the documents, etc.

It is a good idea to arrive a day early if:

──       You are not familiar with the town

──       You are not familiar with the meeting venues 

──       You do not know where your accommodation is or how you will travel to work

──       You still have to sort out some of the paperwork.



You can use your time to:

──       Obtain your access badge;

──       Introduce yourself (to the recruitment office, head of your booth or chief interpreter);

──       Crack the code of the programme (the acronyms denoting meeting rooms, the language combination of each meeting, and where you can find relays and retours);

──       Find the document distribution centre;

──       Go into a booth, check the consoles, see where the delegations sit, learn how to get to the other booths and to the technician’s room;

──       Locate toilets, public areas, cafeterias, rest rooms, computers, post office, newspaper kiosk, ATMs, travel agency etc.

Booking appointments beforehand

Each international organisation has its own operating and financial regulations as well as administrative and painstaking security procedures. Some organisations arrange for newcomers to be given a brief introduction to the premises and the in-house jargon; they realise your first day can be rather daunting.

You may have to visit several offices and would in many cases be well advised to book an appointment for some of the following:

──       signing or submitting your contract

──       obtaining an access badge

──       getting a password for Internet access

──       obtaining access to terminology databases

──       completing forms for travel claims and payment of your fee, contributions to your provident/sickness insurance/pension fund, so take your banking details with you.

More resources from VEGA

Photo: Green Chameleon/Unsplash

Premier contrat sans stress

Quelques astuces pour que votre première mission auprès d’une organisation internationale se passe bien

 

Les indispensables

Assurez-vous d’avoir sous la main : 

──       votre contrat ;

──       une pièce d’identité avec photo ;

──       l’adresse exacte (bâtiment, étage, bureau) à laquelle vous êtes attendu(e) ;

──       tout autre document envoyé par le service recruteur ;

──       passeport, monnaie locale et adaptateur universel (si vous venez de l’étranger).

Avant de partir, assurez-vous de :

──       prendre connaissance de l'Accord AIIC qui régit votre contrat et se trouve mentionné dans celui-ci ; 

──       parcourir le site web de l’organisation qui vous recrute : renseignez-vous sur sa structure et les différents organes qui la composent, le rôle et la compétence de chaque organe ; familiarisez-vous avec les nombreux noms, sigles et acronymes qui lui sont propres !

──       consulter toute page web ou tout lien consacrés à l’interprétation sur le site web de l’organisation, notamment pour savoir comment accéder à votre programme et que faire quand vous êtes d’astreinte ou de réserve ;

──       enregistrer tout numéro de contact utile (bureaux et collègues) ;

──       préparer votre réunion en lisant non seulement les documents disponibles mais aussi en vous informant sur le contexte.

Itinéraires, programme, cabine, documentation etc.

Si vous ne connaissez pas

──       la ville ;

──       les divers lieux de réunion possibles ;

──       la distance qui sépare votre hébergement du lieu de travail, il est judicieux d’arriver 24 heures plus tôt,

──       surtout si vous avez encore des démarches administratives à effectuer.



Profitez-en pour :

──       vous procurer un badge d’accès ;

──       vous présenter (au bureau d'engagement, au chef interprète et/ou au chef de cabine)

──       apprendre à déchiffrer les données fournies par le programme (sigles des salles de réunion, régime linguistique de chaque réunion, relais et retours) ;

──       vous familiariser avec le(s) lieu(x) de distribution de la documentation ;

──       entrer en cabine, voir les consoles, comprendre le plan de salle (qui est assis où ?), repérer l'accès aux autres cabines et à la régie ;

──       situer les toilettes, les foyers, les cafétérias, les salles de repos, d’ordinateurs, le bureau de poste, les marchands de journaux, les distributeurs de billets, l’agence de voyage etc.

Prenez rendez-vous à l’avance

A chaque organisation internationale ses règles de fonctionnement ainsi que ses procédures financières et administratives, auxquelles s’ajoutent des procédures de sécurité souvent tatillonnes… Certaines organisations proposent aux nouveaux une visite accompagnée des lieux et une brève présentation du « jargon de la maison » pour leur faciliter ce « parcours du combattant » initial.

Vos démarches pouvant impliquer plusieurs services administratifs, il est souvent judicieux de prendre rendez-vous pour :

──       la signature de votre contrat ;

──       l’obtention d’un badge d’accès ;

──       l’obtention d’un mot de passe pour avoir accès à Internet ;

──       l’accès aux bases terminologiques ;

──       le remplissage de formulaires pour le remboursement des frais, le paiement de votre rémunération et des cotisations pour la retraite et l’assurance maladie, avec coordonnées bancaires etc.

En savoir plus ressources de VEGA

Photo: Green Chameleon/Unsplash

Uluslararası bir örgütteki ilk işinizin stresini hafifletmek

ULUSLARARASI BİR ÖRGÜTTE İLK KEZ ÇALIŞACAK KONFERANS ÇEVİRMENLERİ İÇİN BİR BİLENDEN TÜYOLAR

 

─── Temel bilgiler

Temel bilgiler

Mutlaka yanınızda olması gerekenler:

──       Sözleşme ;

──       Fotoğraflı kimlik ;

──       l’İş için bulunmanız gereken yerin ayrıntıları ;

──       Size önceden gönderilmiş diğer bütün belgeler ;

──       (Yurtdışı ise) pasaport, yerel para birimi, fiş adaptörü. 

─── Gitmeden önce

Gitmeden önce

──       Sözleşmenizi belirleyen ve orada da atıfta bulunulan ilgili AIIC Anlaşmasını okuyun;

──       Organizasyon yapısını, organlarının işlev ve yetkilerini anlamak, çıkması kaçınılmaz kısaltmaları ve isimleri öğrenmek için ilgili örgütün web sitesini inceleyin;

──       Örgütün web sayfasında bulunan, programınızı nasıl kontrol edeceğinizi, nöbetçiyken veya yedek bir ekipte görevliyken geçerli olacak düzenlemeleri anlatan çevirmenlere özel bölüme göz atın;

──       Önemli telefon numaralarını not edin;

──       Hem ilgili art alan bilgilerini hem de toplantı belgelerini okuyarak toplantınıza hazırlanın.

Yolunuzu, programınızı, kabininizi, belgeleri vb. bulmak

Aşağıdaki durumlarda bir gün erken gitmenizde fayda var :

──       Şehre yabancıysanız ;

──       Toplantı mekanlarına aşina değilseniz ;

──       Nerede kaldığınızı veya işe nasıl gideceğinizi bilmiyorsanız ;

──       Halletmeniz gereken evrak işi kaldıysa.



Bu zaman zarfında neler yapabilirsiniz?

──       Giriş için yaka kartınızı almak ;

──       Kendinizi tanıtmak (size işi teklif eden sözlü çeviri hizmetleri ofisine, kabin veya ekip şefinize) ;

──       Programın şifresini çözmek (toplantı odalarını temsil eden kısaltmalar, her bir toplantının dil kombinasyonuyla röle ve röturları nerede göreceğiniz) ;

──       Belgelerin dağıtıldığı merkezi bulmak ;

──       Bir kabine girip, konsollara göz atmak, heyetlerin nerede oturduğuna bakmak, diğer kabinlere ve teknisyen odasına nasıl gidildiğini öğrenmek ;

──       Tuvaletleri, ortak alanları, kafeteryaları, dinlenme odalarını, bilgisayarları ve postane, gazete büfesi, ATM, seyahat acentesi vb. yerleri bulmak.

Önceden randevu almak

Her bir uluslararası örgütün kendi operasyonel ve finansal düzenlemeleri ile idari prosedürleri ve titiz bir güvenlik süreci vardır. Bazı kuruluşlar, ilk gününüzün gözünüzü korkutabileceğini bildiğinden, yeni gelenler için kısa bir tesis tanıtımı ve kurum içi terimlere dair bilgi paylaşımı organize eder.

Birden çok ofise uğramanız gerekebilir ve aşağıdakilerden bazıları için önceden rezervasyon yaptırmanız genelde tavsiye edilir:

──       sözleşmenizi imzalamak veya teslim etmek

──       giriş için yaka kartı almak

──       internet erişimi için şifre almak

──       terim bankalarına erişim yetkisi almak

──       seyahat harcamalarınızın iadesi ve ücretinizin ödemesi ile teminat/hastalık sigortası/emeklilik fonunuza katkılar için formlar doldurmak (bu yüzden hesap bilgileriniz de yanınızda bulunsun).

Daha fazlası için VEGA Kaynakları

Photo: Green Chameleon/Unsplash