Understanding booth manners

Mutual assistance, team cohesiveness and collegiality are essential for the smooth running of any conference. Here's a checklist of booth manners for beginners.

 


─── In the booth

In the booth

──       Remember that an interpreting booth is a confined space and act accordingly;

──       Switch off your mobile phone and make sure your laptop is on silent;

──       Take care not to wear jewellery that can make a noise, like bangles;

──       Avoid wearing strongly scented perfume or after-shave;

──       Agree on preferred seating and lighting arrangements with your colleague(s);

──       Check the teamsheet, noting any relays and retours: you do not want to cut off the retour;

──       Agree with your colleagues how you will share the work, who will start and when you will hand over; 

──       Do not leave the booth when off-mic unless it is necessary and do not disappear for too long;

──       Turn the volume right down on your headset if you leave the booth;

──       Keep quiet when not working (microphones pick up all background noise so do not shuffle papers, be careful when pouring water, do not eat or make distracting noise);

──       Speak into the microphone (some colleagues who regularly work for TV can offer valuable advice), but do not speak too close to the microphone as this will distort the sound;

──       Use your cough button for brief interruptions rather than switching your microphone on and off; 

──       Be prepared to help your colleague, but not intrusively (it is usually clear when someone needs help with finding a document or a new term);

──       Keep the documents neat and orderly;

──       If you have a question about the organisation of the meeting or require a document, make sure you channel your request through the team leader.

─── Teamwork

Teamwork

──      Arrive in good time, 30 minutes before the meeting is due to begin;

──      Introduce yourself to colleagues and the technician;

──      Offer considerate help to your colleagues, for example by finding a reference in a document or looking up a difficult or obscure term;

──      Tell your colleagues if you’re new, they will be supportive;

──      Do not give your business card to the organisers of a meeting for which you have not recruited the interpreters.
            Let the consultant interpreter/team leader do the PR work;

──      Remember you are part of a team, so be supportive of your colleagues.

─── Survival kit

Survival kit

──      Headset (if you prefer to use your own) or wipes to clean the headset provided

──      Laptop or tablet, flash disk, charger

──      Spectacles

──      Notebook

──      Pens, pencils, highlighter

──      Water bottle, reusable cup

──      Possibly a bottle opener

──      Throat lozenges (avoiding noisy wrappers)

──      Binoculars are useful in big conference centres where the interpreters are a very long way from the speakers and screen

──      Bring along a professional printed invoice if so requested. 

For a more detailed article on booth manners, see Booth manners by Manuel Sant'iago Ribeiro.

More resources from VEGA

Comment se comporter en cabine

Entraide, esprit d’équipe et convivialité sont essentiels pour le bon déroulement de toute conférence. Voici un aide-mémoire pour aider les débutants à bien se comporter en cabine.

 


─── En cabine

En cabine

──       N’oubliez pas qu’une cabine d’interprétation est un espace confiné ; agissez toujours en conséquence ;

──       Eteignez votre téléphone portable et assurez-vous que le son est coupé sur votre ordinateur portable ;

──       Ne portez pas de bijoux qui pourraient faire du bruit (bracelets, par exemple) ;

──       Ne mettez ni parfum ni après-rasage qui sente fort ;

──       Mettez-vous d’accord avec votre ou vos collègue(s) sur le choix des places et l’éclairage ;

──       Consultez la feuille d’équipe qui vous indiquera où trouver votre relais et quel(le)s collègues ont un retour : ne leur prenez pas le micro lorsqu’ils travaillent vers leur B !

──       Mettez-vous d’accord avec vos collègues sur la répartition du temps de travail et sur l’heure à laquelle vous passerez le micro ; sachez qui commence ;

──       Sauf en cas de nécessité, ne quittez pas la cabine, même quand vous n’êtes pas au micro, et évitez de vous absenter longtemps ;

──       Si vous quittez la cabine, coupez entièrement le son de vos écouteurs ;

──       Soyez silencieux quand vos collègues travaillent (les microphones sont sensibles à tout bruit de fond : attention au bruit quand vous manipulez documents et papiers, attention en versant de l’eau, abstenez-vous de manger et évitez tout bruit susceptible de déconcentrer votre collègue) ;

──       Parlez bien dans le micro (les collègues qui travaillent régulièrement pour la télévision auront de précieux conseils à vous donner), mais ne vous en rapprochez pas trop, faute de quoi le son sera déformé ;

──       Quand il s’agit d’une brève interruption, évitez d’éteindre puis de rallumer votre micro : il est préférable d’utiliser le toussoir ;

──       Tenez-vous prêt à aider le ou la collègue qui travaille à vos côtés, sans vous imposer. Vous comprendrez aisément à quel moment vous rendre utile, par exemple quand votre collègue cherche un document ou un terme inconnu ;

──       Veillez à ce que les documents soient toujours bien rangés ;

──       Veillez à toujours passer par votre chef d’équipe pour toute question relative à l’organisation de la réunion ou pour demander un document.

Esprit d’équipe

──      Soyez sur place à l’avance, une demi-heure avant l’heure à laquelle la réunion est censée commencer ;

──      Présentez-vous aux collègues ainsi qu’au(x) technicien(s) ;

──      Soyez disponible pour aider vos collègues de manière pertinente, par exemple en cherchant une référence dans un document ou la traduction d’un terme difficile ou obscur ;

──      Si vous êtes débutant, annoncez-le aux membres de votre équipe ; ils sauront vous épauler ;

──      A moins que vous n’ayez recruté l’équipe, abstenez-vous de donner votre carte de visite aux organisateurs de la réunion. C’est à l’interprète conseil ou au chef d’équipe de gérer les relations avec le(s) client(s) ;

──      N’oubliez pas que vous faites partie d’une équipe : faites-en profiter vos collègues !

Nécessaire de survie

──      Ecouteurs (si vous préférez utiliser les vôtres) ou des lingettes pour nettoyer ceux qui vous sont fournis ;

──      Ordinateur portable ou tablette, clé USB et chargeur ;

──      Lunettes ;

──      Carnet de notes ;

──      Stylos, crayons et surligneur ;

──      Bouteille d’eau et gobelet réutilisables ;

──      Eventuellement un décapsuleur ;

──      Pastilles pour la gorge (évitez les emballages bruyants) ;

──      Paire de jumelles : elles peuvent s’avérer utiles dans les grandes salles de congrès, où les interprètes sont placés très loin des orateurs et de l’écran ;

──      Note d’honoraires : veillez à l’imprimer à l’avance si vous devez en fournir un exemplaire papier.

Pour approfondir le sujet, lire Comment se comporter en cabine de Manuel SANT'IAGO RIBEIRO.

En savoir plus ressources de VEGA

Kabin Adabı Nedir?

YARDIMLAŞMA, EKİP İÇİ UYUM VE MESLEKTAŞ DAYANIŞMASI KONFERANSLARIN SORUNSUZ GEÇMESİ İÇİN VAZGEÇİLMEZDİR. AŞAĞIDA, MESLEĞE YENİ BAŞLAYANLAR İÇİN KABİN ADABINA İLİŞKİN BİR HATIRLATMA LİSTESİ BULACAKSINIZ.

 


─── Kabinde

Kabinde

──       Çeviri kabininin kapalı bir alan olduğunu unutmayın ve ona göre davranın;

──       Cep telefonunuzu ve dizüstü bilgisayarınızın sesli bildirimlerini kapatın;

──       Bilezik gibi ses çıkarabilecek takılar takmamaya özen gösterin;

──       Ağır parfüm veya tıraş losyonlarından uzak durun;

──       Oturma düzeni ve ışık ayarlarıyla ilgili tercihlere çalışma arkadaş(lar)ınızla birlikte karar verin;

──       Ekip tablosundan varsa röle ve röturları kontrol edin; istemeden başkasının röturunu engellememelisiniz;

──       Çalışma arkadaşlarınızla işi nasıl paylaşacağınıza, kimin başlayacağına, ne zaman mikrofonu devredeceğine karar verin;

──       Çalışmıyorken gerekmedikçe kabini terk etmeyin ve çok uzun süre ortadan kaybolmayın;

──       Kabinden ayrılacak olursanız, kulaklığınızın sesini tamamen kısın;

──       Çalışmadığınız zamanlarda sessiz olun (mikrofonlar her türlü arka plan seslerini de iletir; o yüzden kağıtları karıştırmayın, suyunuzu doldururken dikkatli olun, bir şey yemeyin ya da rahatsız edici başka sesler çıkarmayın);

──       Mikrofona doğru konuşun (düzenli olarak televizyon kanallarına çalışan bazı meslektaşlarımız bu konuda değerli tavsiyelerde bulunabilirler). Ancak, mikrofona çok da yakın konuşmayın, çünkü bu da sesi bozar;

──       Mikrofona giden sesi kısa süreliğine kesmek için, mikrofonu kapatıp açmak yerine “mute/cough” düğmesini kullanın;

──       Çalışma arkadaşınıza yardım etmeye hazır olun, ama dikkatini dağıtmayın (genelde birisi belge ya da yeni terim bulmada yardıma ihtiyaç duyduğunda belli olur);

──       Belgeleriniz düzenli ve sıralı olsun;

──       Toplantının düzeni ile ilgili bir sorunuz varsa veya bir belge arıyorsanız, ricanızı mutlaka ekip lideri aracılığıyla iletin.

Ekip çalışması

──      Toplantının planlanan başlangıç saatinden 30 dakika önce orada olun;

──      Çalışma arkadaşlarınıza ve teknisyene kendinizi tanıtın;

──      Bir belgedeki bir referansı bularak veya zor ya da muğlak bir terimi araştırarak ekibinizdeki çalışma arkadaşlarınıza düşünceli bir şekilde yardım teklif edebilirsiniz;

──      Meslekte yeniyseniz bunu çalışma arkadaşlarınıza söyleyin, size destek olacaklardır;

──      Çevirmen ekibini sizin kurmadığınız toplantılarda kartvizitinizi organizatöre vermeyin. Müşteri ilişkilerini ekibi ayarlayan danışman çevirmene ya da ekip şefine bırakın;

──      Unutmayın, siz ekibin bir parçasısınız; bu nedenle çalışma arkadaşlarınıza destek olun.

İmdadınıza yetişecekler

──      Kulaklık (eğer kendi kulaklığınızı kullanmayı tercih ediyorsanız) ya da verilen kulaklığı temizlemek için ıslak mendil

──      Dizüstü veya tablet bilgisayar, USB bellek, şarj aleti

──      Gözlük

──      Defter

──      Tükenmez ve kurşun kalemleriniz, fosforlu kalem

──      Su şişesi, tekrar kullanılabilir bardak

──      Gerekirse diye şişe açacağı;

──      Boğaz pastili (hışırdayan ambalajdan kaçının)

──      Çevirmenlerin konuşmacılardan ve ekrandan uzakta oldukları büyük konferans merkezlerinde dürbün işe yarar

──      Sizden istendiyse yanınıza profesyonel bir şekilde hazırlanmış faturanızı alın.

Kabin adabıyla ilgili daha fazla ayrıntı için, Manuel SANT'IAGO RIBEIRO’nun kaleme aldığı kabin adabı yazısını okuyabilirsiniz.

Daha fazlası için VEGA Kaynakları